Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

SONNIS is een handelsnaam van Umely B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 90184688 en gevestigd aan de Menkemaborg 35, 8226 TB Lelystad. Waar in deze verklaring “wij” staat, wordt Umely B.V. bedoeld.

SONNIS levert een AI-laag rondom commerciële teams van zakelijke organisaties: prospects vinden, gesprekken voorbereiden, opvolging bewaken en voorstellen maken. Daarnaast voeren wij de Business Growth Assessment uit, de nulmeting van een commerciële organisatie.

2. Twee rollen: onze eigen gegevens en die van onze klanten

Het onderscheid bepaalt bij wie u terecht kunt met een verzoek, dus wij zetten het vooraan.

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke

Voor de gegevens die u zelf aan ons verstrekt: uw bezoek aan sonnis.nl, het contactformulier, de intake van de Business Growth Assessment, en de communicatie en administratie rondom een opdracht. Voor die gegevens geldt deze privacyverklaring onverkort.

Wij zijn verwerker

Voor de persoonsgegevens die in het SONNIS-platform worden verwerkt namens een klant: gegevens over de relaties, contactpersonen en medewerkers van die klant. Onze klant bepaalt daar het doel en de middelen en is verwerkingsverantwoordelijke; wij verwerken uitsluitend in opdracht. Wat wij daarbij precies doen, staat in de verwerkersovereenkomst die wij met iedere klant sluiten voordat de eerste koppeling wordt gelegd. Bent u een relatie of medewerker van zo’n klant en wilt u een recht uitoefenen, richt u zich dan tot die organisatie; wij verwijzen u er anders naar door.

3. Welke gegevens wij verwerken

3.1 Bezoek aan onze website

• Technische gegevens die nodig zijn om de site te kunnen tonen en te beveiligen: IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browsertype en foutmeldingen. Deze staan in de serverlogboeken van onze hostingpartij.
• Wij gebruiken geen analytics-, advertentie- of trackingdiensten en plaatsen geen cookies voor die doeleinden. Zie hoofdstuk 12.

3.2 Contactformulier

• Naam, e-mailadres, organisatie en, als u die invult, telefoonnummer.

3.3 Business Growth Assessment

• Contactgegevens: naam, functie, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer en website.
• Antwoorden op de intake: informatie over uw commerciële processen, tijdsbesteding per rol, systemen, doelstellingen, prestaties, besluitvorming en AI-gebruik. Dit zijn overwegend bedrijfsgegevens; voor zover zij herleidbaar zijn tot een persoon, bijvoorbeeld de naam van een beslisser, zijn het persoonsgegevens.

3.4 Klanten en opdrachten

• Contact- en factuurgegevens van contactpersonen bij onze klanten, correspondentie, en de administratie die bij een opdracht hoort.

Wij vragen niet om bijzondere categorieën persoonsgegevens en verwerken deze niet als verwerkingsverantwoordelijke. Wat er in het platform namens een klant wordt verwerkt, staat in de verwerkersovereenkomst en het bijbehorende verwerkingsregister.

4. Waarvoor wij deze gegevens gebruiken

• Het uitvoeren van de nulmeting en de verliesanalyse, en het opstellen van de businesscase en het voorstel.
• Contact met u onderhouden over uw aanvraag, uw intake of een lopende opdracht.
• Het leveren, inrichten en onderhouden van het platform en de afgesproken modules.
• Het beveiligen van onze website en systemen, en het opsporen van misbruik.
• Het nakomen van wettelijke verplichtingen, waaronder de fiscale bewaarplicht.

Wij gebruiken uw gegevens niet voor publicaties of klantcases zonder uw uitdrukkelijke schriftelijke toestemming.

5. Grondslag

• Uitvoering van een overeenkomst of stappen daaraan voorafgaand, voor de intake, het voorstel en de levering van de dienst.
• Gerechtvaardigd belang, voor het onderhouden van onze klantrelatie, het beantwoorden van een contactverzoek en de beveiliging van onze systemen.
• Wettelijke verplichting, voor de administratie en de fiscale bewaarplicht.
• Toestemming, waar wij daar uitdrukkelijk om vragen. U kunt die toestemming altijd intrekken; dat raakt de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen niet.

6. Modeltraining

Wij gebruiken uw gegevens niet om AI-modellen te trainen, te ontwikkelen of te verbeteren. Dat geldt voor de antwoorden uit uw intake, voor uw correspondentie met ons en voor de klantdata in het platform. Ook de leveranciers die wij inschakelen mogen dat niet: dat is contractueel vastgelegd en, waar de leverancier dat ondersteunt, ook technisch ingesteld.

Wat wij wel hergebruiken zijn generieke bouwstenen die op geen enkele wijze tot een persoon of een organisatie herleidbaar zijn: programmacode, promptstructuren en workflowpatronen. Persoonsgegevens vallen daar per definitie nooit onder.

7. Delen met derden

Wij verkopen uw gegevens niet en delen ze niet met derden voor hun eigen doeleinden. Wij schakelen wel leveranciers in die namens ons verwerken. Met ieder van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten.

Daarnaast verstrekken wij gegevens wanneer een wettelijke verplichting of een bevoegd gegeven ambtelijk bevel ons daartoe verplicht. De actuele subverwerkerslijst voor het platform staat in bijlage A van de algemene voorwaarden; wijzigingen daarin melden wij ten minste 30 kalenderdagen vooraf aan onze klanten.

8. Verwerking buiten de EER

Wij verwerken en bewaren persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte, met één uitzondering: de AI-verwerking bij Anthropic vindt plaats in de Verenigde Staten. Die doorgifte berust op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (Standard Contractual Clauses), aangevuld met een verwerkersovereenkomst waarin is vastgelegd dat er niet op klantdata wordt getraind en dat de bewaartermijn van logbestanden beperkt is.

Stelt uw organisatie strengere eisen aan dataresidentie, bijvoorbeeld volledige EU-verwerking zonder Amerikaanse cloudpartij, dan bespreken wij een variant die daaraan voldoet.

9. Bewaartermijnen

10. Uw rechten

U heeft het recht op inzage in uw gegevens, op correctie, op verwijdering, op beperking van de verwerking en op overdracht van uw gegevens. U kunt bezwaar maken tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang berust, en u kunt gegeven toestemming intrekken.

Stuur uw verzoek aan info@umely.ai. Wij reageren binnen één maand. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij vragen om aanvullende informatie waarmee u zich kunt identificeren.

Gaat uw verzoek over gegevens die wij als verwerker namens een klant verwerken, dan sturen wij het door naar die klant en beantwoorden wij het niet zelf. Zie hoofdstuk 2.

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen. Concreet betekent dat ten minste:

• versleuteling van gegevens tijdens transport (TLS) en, waar de gebruikte systemen dit ondersteunen, versleuteling in rust;
• toegang op basis van minimale rechten, met gescheiden en afgeschermde toegang per omgeving;
• tweefactorauthenticatie op de beheeromgevingen;
• logische scheiding van gegevens per klantomgeving, met beveiliging op rijniveau in de databaselaag waar van toepassing;
• logging en monitoring van toegang en relevante systeemgebeurtenissen;
• periodieke back-ups en herstelmogelijkheden;
• geheimhoudingsverplichtingen voor iedereen die onder ons gezag gegevens verwerkt.

Wij verwerken alleen wat wij nodig hebben. Uit het platform gaat niets naar een klant of relatie zonder dat een mens het heeft gezien en goedgekeurd.

12. Cookies en meten

Deze website plaatst geen cookies voor analyse, advertenties of het volgen van bezoekers, en gebruikt geen analytics- of advertentiedienst. Er is daarom geen toestemmingsbanner: die zou u iets vragen wat wij niet doen.

Wel goed om te weten: de lettertypen van deze site worden opgehaald bij Google Fonts en Fontshare. Bij het laden van een pagina wordt uw IP-adres aan die partijen bekend. Verder wordt er niets aan derden doorgegeven vanaf deze pagina’s.

Het platform zelf gebruikt uitsluitend functionele cookies die nodig zijn om u ingelogd te houden.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, onze leveranciers of de regelgeving daartoe aanleiding geven. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met het versienummer en de datum bovenaan. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij onze klanten vooraf.

14. Contact en klachten

Voor vragen over privacy of het uitoefenen van uw rechten: info@umely.ai, of bel +31 6 13 86 94 80.

Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zelf. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.